Gipfeltreffen der Veranstaltungsbranche - Digitale Konferenz

Im Rahmen der aktuellen Corona-Regelungen hat das RheinMain CongressCenter gemeinsam mit schokopro als technischem Partner eine Lösung für eine digitale Streaming Konferenz erarbeitet und realisiert.

Viel Spaß beim Lesen unseres Best-Practice-Beispiels "Digitale Konferenz"!

Die Veranstaltungsbranche ist eine der am stärksten von der Corona-Pandemie und den daraus resultierenden Regelungen und Verordnungen betroffenen Branchen. Kongresse, Tagungen, Messen und kulturelle Veranstaltungen werden weiterhin abgesagt oder verschoben, was zu einem enormen Anstieg der Nachfrage nach verschiedenen digitalen und hybriden Event-Formaten geführt hat.

Gemeinsam mit Branchenexperten hat die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH am 11. und 12. Februar die zentralen Fragestellungen rund um das Thema Corona & Events aufgegriffen und gemeinsam Lösungsansätze erörtert.

Ursprünglich war das Gipfeltreffen der Veranstaltungsbranche sowohl mit Digital- als auch mit Präsenzpublikum geplant. Aufgrund der aktuellen Pandemie-Situation und der Corona-Verordnung konnte die Konferenz nicht wie ursprünglich geplant genehmigt und durchgeführt werden. Daraufhin wurde das Konzept des Gipfels überarbeitet und die Veranstaltung als reine Online Streaming Konferenz gestaltet. Einzig für die dem Event vorausgegangene Pressekonferenz (Öffnet in einem neuen Tab) waren Pressevertreter zugelassen.

Das Veranstaltungs-Konzept entspricht in etwa dem Leistungsumfang aus unserem Event-Paket "Hybrid-Gold“. Dieses wurde um ein paar weitere technische Bausteine ergänzt und an zwei Tagen durchgeführt.

Lesen Sie im weiteren Verlauf, wie wir das Gipfeltreffen umgesetzt haben.

Die Digitalkonferenz fand in unserem Terrassensaal (Öffnet in einem neuen Tab) in der 2. Etage des RMCC auf einer Fläche von 2.367 Quadratmetern statt. Damit war ausreichend Abstand zwischen den Teilnehmern der Pressekonferenz des Gipfels und auch zwischen den Mitarbeitern vor Ort gewährleistet. Das Setting des Saals bestand aus einem zentralen Bühnenaufbau mit Rednerpult und Tischen für die Panel-Teilnehmer des Gipfels. 

Beim Bühnenbild haben wir bewusst auf die Wirkung und Atmosphäre des Terrassensaals mit seiner wunderschönen Aussicht ins Grüne und auf den Wiesbadener Hauptbahnhof gesetzt. Die schlichte Eleganz des Raumes, verbunden mit den bodentiefen Fensterfronten und viel Tageslicht hat der Veranstaltung ohne aufwendige Bühnenbildkonstruktion eine professionelle und optisch anspruchsvolle Gestaltung ermöglicht. Die ursprüngliche Planung sah vor, die Grünanlagen als Kulisse auftreten zu lassen. Aufgrund des an diesem Tag starken Sonnenlichteinfalls wurden die Jalousien heruntergelassen.

Die technische Ausrüstung beim Gipfeltreffen umfasste 3 x UHD Kamerazüge von Panasonic (einer davon auf einem Pumpenstativ für Kamerafahrten) sowie zwei fest installierte Kameras im Rigg für totale Einstellungen. Als Audiomischer wurde ein Yamaha CL 1 verwendet. In der Videoregie wurde ein "Barco E2 Generation 2" als Grafikmischer und ein Ross Carbonite Black Solo als Bildmischer eingesetzt.

Zwischen den Panels wurden jeweils die Plätze und das Rednerpult von unserem Hygiene-Team entsprechend gereinigt sowie alle Gläser/ Flaschen ausgetauscht. Um die Umbauzeiten und den persönlichen Kontakt, der beim Anlegen von Headsets erforderlich gewesen wäre, möglichst gering zu halten, hat unser Team hauptsächlich auf Tischmikrofone von Shure zurückgegriffen.

Die Besonderheit bei dieser Konferenz bestand darin, dass die Panelgäste vor Ort sowie digital teilnahmen und entsprechend den Online-Zuschauern präsentiert werden mussten.

Die Live-Übertragung der Panels mit insgesamt über 35 Referenten an 450 virtuelle Teilnehmer wurde durch verschiedene Videokonferenz-Tools unterstützt. Die externen Speaker wurden über dabei hauptsächlich über das Tool „WebEx for Events“ dazugeschaltet.

Convention Wiesbaden Story

Damit Sie sich ein besseres Bild machen können, hat Moderator Tobias Radloff im Rahmen unserer Videoreihe Convention Wiesbaden Stories (Öffnet in einem neuen Tab) einen Blick hinter die Kulissen geworfen und gibt Ihnen wissenswerte Einblicke in die „Corona-konforme“ Organisation einer digitalen Konferenz. Martin Michel, der Geschäftsführer der Wiesbaden Congress & Marketing GmbH verrät, warum das Gipfeltreffen zustande gekommen ist und inwiefern das Thema Digitalisierung die Event-Branche in der Zukunft begleiten wird.

Eine Produktion der Wiesbaden Congress & Marketing GmbH in Zusammenarbeit mit Kamerawerft.

Erläuterungen und Hinweise

Bildnachweise

  • Peter Krausgrill
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  • Eine Produktion der Wiesbaden Congress & Marketing GmbH in Zusammenarbeit mit Kamerawerft.